عماد معادی‌خواه، مدیر محصول تیم فایننس دیجی‌کالا، در گفت‌وگو با مارکیتومگ درباره تغییرات سیستم مالی فروشندگان، دلایل جایگزینی ساختار صورت‌حساب‌محور با سیستم تراکنش‌محور و چالش‌های ایجادشده در فرایند تسویه توضیح داد. به گفته او، در سیستم جدید تلاش شده است جزئیات درآمدها، هزینه‌ها، مرجوعی‌ها و سایر تراکنش‌های مالی با شفافیت بیشتری در اختیار فروشندگان قرار بگیرد. او همچنین از اضافه‌شدن امکان مشاهده مبلغ تخمینی تسویه بعدی، بهبود جزئیات تراکنش‌ها و حفظ قابلیت تسویه زودهنگام خبر داد.
تغییر سیستم مالی دیجی‌کالا با هدف رفع برخی مشکلات ساختار قبلی و افزایش شفافیت در محاسبات مالی فروشندگان انجام شده است. با این حال، تغییر شیوه نمایش اطلاعات و مشخص‌شدن مبلغ نهایی تسویه در روزهای نزدیک به پرداخت، پرسش‌هایی را درباره امکان برنامه‌ریزی مالی فروشندگان ایجاد کرده است.
عماد معادی‌خواه: در سیستم مالی قبلی، با مشکلاتی مواجه بودیم که برای فروشندگان هم چالش ایجاد می‌کرد. ساختار قبلی صورت‌حساب‌محور بود و گاهی یک مغایرت کوچک در بخشی از صورت‌حساب، کل فرایند مالی فروشنده را تحت تأثیر قرار می‌داد.
برای مثال، ممکن بود انبار تعداد مشخصی کالا را ثبت کرده باشد، اما اطلاعات واحد حسابداری با آن مطابقت نداشته باشد. تا زمانی که این مغایرت بررسی و برطرف نمی‌شد، صورت‌حساب فروشنده درگیر آن باقی می‌ماند و حتی ممکن بود فروشنده نتواند صورت‌حساب‌های خود را مشاهده کند. در نتیجه، هنگام رسیدن موعد پرداخت نیز از مبلغ دقیق دریافتی خود اطلاع نداشت.
به همین دلیل، از ساختار صورت‌حساب‌محور به سمت سیستم تراکنش‌محور حرکت کردیم. در این مدل، اگر در یک صورت‌حساب بزرگ، تنها بخشی از تراکنش‌ها مغایرت داشته باشد، سایر مبالغ معطل نمی‌مانند و فرایند پرداخت آنها طبق زمان‌بندی مقرر انجام می‌شود. در عین حال، بخش دارای مغایرت به‌صورت جداگانه نمایش داده می‌شود تا بررسی و اصلاح شود.
مشکل دیگری که در سیستم قبلی وجود داشت، تفاوت میان مبلغ نمایش‌داده‌شده در صورت‌حساب و مبلغ نهایی پرداختی بود. واحد مالی هنگام پرداخت، مانده حساب فروشنده را بررسی می‌کرد و ممکن بود در این فاصله، مبالغی بابت مرجوعی یا جریمه از حساب او کسر شده باشد. در نتیجه، فروشنده مبلغی را در صورت‌حساب می‌دید، اما مبلغ کمتری دریافت می‌کرد.
در سیستم جدید، اطلاعات تراکنش‌ها و دفاتر مالی با یکدیگر هماهنگ شده‌اند. بنابراین، مبالغی که به فروشنده نمایش داده می‌شوند، با ثبت‌های مالی مرتبط هستند و اختلاف ناشی از محاسبات جداگانه در زمان پرداخت، به شکل قبل وجود نخواهد داشت.
موضوع مهم دیگر، افزایش شفافیت است. در ساختار قبلی، بسیاری از درآمدها و هزینه‌ها به‌صورت کلی نمایش داده می‌شدند؛ اما اکنون مواردی مانند فروش، برگشت از فروش، جریمه‌ها و خسارت‌های دریافتی از دیجی‌کالا به‌صورت تفکیک‌شده قابل مشاهده‌اند. فروشندگان همچنین می‌توانند اطلاعات را جست‌وجو کنند یا خروجی اکسل بگیرند.
البته طبیعی است که تغییر یک سیستم قدیمی، در ابتدا به زمان نیاز داشته باشد. با این حال، انتظار داریم با آشنایی بیشتر فروشندگان با پنل جدید، امکان محاسبه سود و زیان و برنامه‌ریزی مالی آنها نیز بهتر شود.
عماد معادی‌خواه: در پنل جدید، چند بخش اصلی برای نمایش وضعیت مبالغ در نظر گرفته شده است: «در انتظار بررسی»، «تأییدشده»، «قابل تسویه» و «تسویه بعدی».
سه بخش نخست، یعنی مبالغ در انتظار بررسی، تأییدشده و قابل تسویه، وضعیت پول فروشنده نزد دیجی‌کالا را نشان می‌دهند. فروشنده می‌تواند با در نظر گرفتن مجموع این مبالغ، از وضعیت کلی مطالبات خود مطلع شود.
در سیستم قبلی، پس از صدور صورت‌حساب، اگر اتفاقی مانند مرجوعی یا جریمه تا زمان پرداخت رخ می‌داد، مبلغ نمایش‌داده‌شده در صورت‌حساب لزوماً به‌روز نمی‌شد. در زمان پرداخت، واحد مالی این تغییرات را در محاسبات نهایی لحاظ می‌کرد و فروشنده ممکن بود با مبلغی کمتر از انتظار مواجه شود.
در سیستم جدید، اگر مثلاً دو روز پیش از تسویه، مرجوعی‌ای اتفاق بیفتد که باید از مطالبات فروشنده کسر شود، این تغییر در بخش مربوط به مبالغ قابل تسویه نمایش داده می‌شود. به این ترتیب، فروشنده می‌تواند علت تغییر مبلغ را مشاهده کند.
بخش «تسویه بعدی» نیز برای کمک به برنامه‌ریزی مالی فروشندگان اضافه شده است. این بخش مبلغ تخمینی تسویه آینده را نمایش می‌دهد. اگر تا زمان پرداخت، مرجوعی یا کسورات دیگری که باید از مطالبات فروشنده کم شوند اتفاق نیفتد، مبلغ نمایش‌داده‌شده به همان میزان قابل پرداخت خواهد بود. در غیر این صورت، مبلغ نهایی با توجه به این تغییرات اصلاح می‌شود.
عماد معادی‌خواه: این موضوع یکی از بازخوردهایی بود که پس از شروع به کار سیستم جدید دریافت کردیم. در روزهای ابتدایی، بخش «تسویه بعدی» وجود نداشت و فروشندگان نمی‌توانستند مبلغ تخمینی پرداخت آینده را مشاهده کنند. با توجه به بازخوردها و نیازی که برای برنامه‌ریزی مالی داشتند، این بخش را اضافه کردیم.
تقویم پرداخت فروشندگان تغییری نکرده است و پرداخت‌ها همچنان مطابق زمان‌بندی قبلی انجام می‌شوند. در بخش «تسویه بعدی»، مبلغی را نمایش می‌دهیم که در صورت رخ‌ندادن مرجوعی یا کسورات جدید، در موعد مقرر به فروشنده پرداخت خواهد شد.
تفاوت این است که اکنون فروشنده می‌تواند تغییرات احتمالی را نیز در پنل خود مشاهده کند. در سیستم قبلی ممکن بود مبلغی در صورت‌حساب نمایش داده شود، اما فروشنده از تغییراتی که بعداً در محاسبات مالی اعمال می‌شد اطلاع نداشته باشد.
برای تسویه‌های مربوط به بازه‌های زمانی دورتر، فروشنده می‌تواند با بررسی مبالغ تأییدشده و قابل تسویه، برآورد خود را انجام دهد. ممکن است برای محاسبه دقیق‌تر این مبالغ به کمی محاسبه و تطبیق اطلاعات نیاز داشته باشد، اما وضعیت مطالبات و تسویه نزدیک‌تر در پنل قابل مشاهده است.
عماد معادی‌خواه: علاوه بر اضافه‌شدن بخش «تسویه بعدی»، یکی از درخواست‌های فروشندگان این بود که جزئیات اقلام تسویه‌شده را به‌صورت دقیق مشاهده کنند. آنها می‌خواستند بدانند کدام کالاها، با چه مشخصاتی و تحت چه تراکنش‌هایی تسویه شده‌اند یا یک جریمه مشخص به چه موردی مربوط بوده است.
برای پاسخ به این نیاز، امکان مشاهده جزئیات تراکنش‌های مرتبط با هر تسویه را فراهم کردیم. فروشنده می‌تواند از طریق لینک موجود در بخش تسویه وارد صفحه تراکنش‌ها شود و اطلاعات مرتبط با آن را مشاهده کند. این اطلاعات به او کمک می‌کند در صورت وجود مغایرت، موضوع را دقیق‌تر بررسی کند و درخواست پشتیبانی خود را با جزئیات بیشتری ثبت کند.
در سیستم قبلی، به دلیل محدودبودن اطلاعات، پیدا کردن علت مغایرت و ثبت تیکت برای فروشندگان دشوارتر بود. اکنون جزئیات بیشتری درباره درآمدها، هزینه‌ها، هزینه ارسال، جریمه‌ها و خسارت‌های مرتبط در دسترس است.
همچنین امکان دریافت خروجی اکسل از جزئیات تراکنش‌های مربوط به تسویه را فراهم کرده‌ایم. پیش از این، خروجی اکسل بیشتر شامل مجموع درآمدها و هزینه‌ها بود؛ اما فروشندگان به اطلاعات ریزتر نیاز داشتند. بر همین اساس، امکان دریافت جزئیات در قالب اکسل نیز به پنل اضافه شده است.
رویکرد ما این است که بازخوردهای فروشندگان را دریافت کنیم و در صورت شناسایی نیازهای جدید، تغییرات لازم را در سیستم اعمال کنیم.
عماد معادی‌خواه: تلاش کرده‌ایم قالب خروجی‌های اکسل تا حد امکان با ساختار قبلی هماهنگ باشد تا سیستم حسابداری فروشندگان با مشکل مواجه نشود. بنابراین، انتظار نداریم که تغییرات گسترده‌ای در سیستم حسابداری خود ایجاد کنند.
فروشندگانی که از خروجی‌های اکسل برای حسابداری استفاده می‌کردند، می‌توانند همچنان از این روش بهره ببرند. ممکن است لازم باشد برخی اعداد و اطلاعات را با ساختار جدید تطبیق دهند، اما هدف ما این بوده است که تغییر سیستم مالی دیجی‌کالا، فرایند حسابداری آنها را تا حد امکان مختل نکند.
عماد معادی‌خواه: سیستم پشتیبانی همچنان پاسخ‌گوی پرسش‌ها و ابهامات فروشندگان است. تفاوت این است که اکنون فروشنده می‌تواند ابتدا جزئیات تراکنش را در پنل خود مشاهده کند و توضیحات مربوط به آن را بخواند.
اگر پس از بررسی همچنان ابهامی وجود داشته باشد، می‌تواند شماره مرجع تراکنش را در تیکت خود ثبت کند تا تیم پشتیبانی موضوع را دقیق‌تر بررسی کند و پاسخ دهد.
هدف این است که فروشندگان تا حد امکان به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشند و در صورت وجود مشکل، بتوانند آن را با جزئیات بیشتری پیگیری کنند.
عماد معادی‌خواه: خیر، تسویه زودهنگام حذف نشده است و همچنان در سیستم جدید وجود دارد. فروشندگان می‌توانند از طریق بخش «قابل تسویه» در پنل جدید، درخواست تسویه زودهنگام خود را ثبت کنند.
در ساختار جدید، امکان ثبت درخواست بر مبنای مبلغ قابل تسویه و به‌صورت هر ۲۴ ساعت یک‌بار فراهم شده است. البته مانند گذشته، ثبت درخواست به معنای تأیید قطعی آن نیست و ممکن است در برخی روزها، به دلیل محدودیت منابع مالی، امکان انجام تسویه زودهنگام وجود نداشته باشد.
در چنین شرایطی، معمولاً از شب قبل به فروشنده اطلاع داده می‌شود تا از وضعیت درخواست خود آگاه باشد.
عماد معادی‌خواه: برخی فروشندگان این نگرانی را مطرح کرده‌اند که تغییر سیستم مالی ممکن است باعث کاهش شفافیت یا دشوارترشدن پیگیری حساب‌وکتاب‌ها شود؛ در حالی که هدف ما دقیقاً برعکس بوده است.
در سیستم قبلی، اطلاعات صورت‌حساب‌ها به‌اندازه کافی جزئی نبود و همین موضوع باعث می‌شد فروشندگان درباره بعضی از هزینه‌ها، درآمدها و مبالغ پرداختی ابهام داشته باشند. ما تلاش کردیم تمام اتفاقاتی را که در چرخه مالی یک تراکنش رخ می‌دهد، با جزئیات بیشتری در اختیار فروشنده قرار دهیم.
طبیعی است که استفاده از یک سیستم جدید به زمان نیاز داشته باشد. ما نیز بازخوردهای فروشندگان را دنبال می‌کنیم و هر جا نیاز به اصلاح یا بهبود وجود داشته باشد، برای آن اقدام خواهیم کرد. امیدواریم با آشنایی بیشتر فروشندگان با پنل جدید، بتوانند با شفافیت بیشتری وضعیت مالی خود را بررسی کنند و تصمیم‌های دقیق‌تری برای کسب‌وکارشان بگیرند.
برای خواندن ادامه محتوا اطلاعات را وارد کنید
