اگر ثبت سفارش‌های دیجیکالا و صدور فاکتور را دستی انجام می‌دهید، احتمال خطا، مغایرت حساب‌ها و اتلاف زمان افزایش می‌یابد. راهکار، اتصال حسابداری به دیجیکالا از طریق مارکیتو هاب است؛ واسطه‌ای که ارتباط پنل فروشندگی دیجیکالا و نرم‌افزار حسابداری را برقرار می‌کند. مارکیتو هاب پلتفرم یکپارچه‌سازی فروش، مدیریت کالا، حسابداری، ارسال سفارش‌ها و گزارش‌گیری در چندین کانال فروش است. این پلتفرم خود نرم‌افزار حسابداری نیست؛ بلکه به‌عنوان واسط، نرم‌افزار حسابداری کسب‌وکار را از طریق API به پنل مارکت‌پلیس متصل می‌کند تا فرایندهای تکراری، متناسب با قابلیت‌های پیاده‌سازی‌شده، خودکار شوند. در ادامه، روش ثبت سفارش و فاکتور و نحوه کاهش خطاهای فرایند حسابداری فروش را بررسی می‌کنیم.
همین الان با مارکیتو حسابداریتو اتوماتیک کن!
حسابداری فروش در دیجیکالا چه مراحلی دارد؟
حسابداری فروش در دیجیکالا به ثبت و پیگیری اطلاعات مالی مرتبط با سفارش‌ها و هماهنگی این اطلاعات با اسناد حسابداری نیاز دارد. بسته به رویهٔ مالی کسب‌وکار، این فرایند می‌تواند شامل ثبت سفارش، صدور یا ثبت فاکتور فروش، بررسی مبالغ و رسیدگی به لغو یا برگشت از فروش باشد.
اطلاعات حسابداری باید با اطلاعات مرجع سفارش در پنل مارکت‌پلیس قابل تطبیق باشند. در غیر این صورت، بررسی گزارش‌های فروش، پیگیری مغایرت‌ها و کنترل موجودی دشوارتر می‌شود.
مهم‌ترین اطلاعاتی که در این فرایند باید بررسی شوند عبارت‌اند از:
-
کالا و تعداد: اقلام سفارش و تعداد هر قلم باید با اطلاعات ثبت‌شده در نرم‌افزار حسابداری مطابقت داشته باشند.
-
مبلغ فروش: مبلغ ثبت‌شده در فاکتور باید با اطلاعات معتبر سفارش و رویهٔ حسابداری کسب‌وکار تطبیق داده شود.
-
موجودی کالا: ثبت فروش و تغییرات مرتبط باید با فرایند مدیریت موجودی هماهنگ باشند.
-
وضعیت سفارش: لغو یا تغییر وضعیت سفارش باید در صورت تأثیرگذاری بر اسناد مالی، مطابق رویهٔ حسابداری پیگیری شود.
-
برگشت از فروش: در صورت تحقق شرایط مربوط، آثار مالی سفارش لغوشده یا مرجوعی باید به‌درستی ثبت شوند.
جزئیات نحوهٔ ثبت این اطلاعات، به امکانات نرم‌افزار حسابداری، قابلیت‌های API و فرایندهای تعریف‌شده برای اتصال بستگی دارد.
برای کسب‌وکارهایی که در کنار دیجیکالا از کانال‌های فروش دیگری نیز استفاده می‌کنند، هماهنگی اطلاعات اهمیت بیشتری دارد؛ زیرا سفارش‌ها و موجودی باید در سامانه‌های مرتبط به‌درستی مدیریت شوند.
ثبت سفارش و فاکتور در حسابداری دیجیکالا چگونه انجام می‌شود؟
ثبت سفارش و فاکتور را می‌توان به دو روش کلی مدیریت کرد: ورود دستی اطلاعات و استفاده از اتصال نرم‌افزاری. تفاوت اصلی این دو روش در نحوهٔ انتقال اطلاعات، میزان فعالیت تکراری کاربر و سازوکار کنترل داده‌هاست.
1. ثبت دستی سفارش در نرم‌افزار حسابداری
در روش دستی، کاربر اطلاعات سفارش را از پنل مارکت‌پلیس دریافت می‌کند و در نرم‌افزار حسابداری وارد می‌سازد. سپس، مطابق رویهٔ مالی کسب‌وکار، اطلاعات فاکتور و سایر اسناد مرتبط ثبت یا بررسی می‌شوند.
این روش به کنترل دقیق اطلاعات نیاز دارد. برای مثال، شناسهٔ سفارش، اقلام، تعداد و مبلغ باید بدون اشتباه منتقل شوند. همچنین، در صورت تغییر یا لغو سفارش، لازم است اطلاعات ثبت‌شده بررسی و در صورت نیاز اصلاح شوند.
هرچه فرایند انتقال اطلاعات تکراری‌تر باشد، پیگیری صحت داده‌ها و جلوگیری از ثبت مجدد اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
2. ثبت سفارش از طریق اتصال نرم‌افزاری
در روش یکپارچه، مارکیتو هاب به‌عنوان واسط میان پنل دیجیکالا و نرم‌افزار حسابداری قرار می‌گیرد. ارتباط دو طرف از طریق API برقرار می‌شود و اطلاعات بر اساس قابلیت‌های پشتیبانی‌شده و تنظیمات اتصال تبادل می‌شوند.
فرایند کلی اتصال شامل مراحل زیر است:
۱. برقراری ارتباط: اتصال پنل مارکت‌پلیس و نرم‌افزار حسابداری از طریق API و واسط مارکیتو هاب.
۲. دریافت اطلاعات سفارش: دریافت داده‌های سفارش از پنل، مطابق امکانات و محدودیت‌های اتصال.
۳. ثبت اطلاعات در حسابداری: انتقال اطلاعات سفارش و ثبت فاکتور فروش در صورت پشتیبانی از این قابلیت.
۴. هماهنگی موجودی: به‌روزرسانی اطلاعات موجودی میان سامانه‌های متصل، مطابق دامنهٔ پیاده‌سازی.
۵. مدیریت تغییرات سفارش: بررسی نحوهٔ انتقال تغییرات، لغو سفارش و ثبت آثار مالی مرتبط.
ریسک ثبت دستی سفارش و فاکتور در حسابداری دیجیکالا
ثبت دستی اطلاعات می‌تواند احتمال بروز خطا و تأخیر در فرایندهای حسابداری را افزایش دهد. این ریسک‌ها به‌ویژه زمانی اهمیت پیدا می‌کنند که اطلاعات سفارش، موجودی و اسناد مالی در چند سامانه نگهداری شوند.
1. خطای ورود اطلاعات
انتقال دستی اطلاعات سفارش ممکن است با اشتباه در ثبت کالا، تعداد، مبلغ یا شناسهٔ سفارش همراه شود. چنین خطاهایی می‌توانند تطبیق فاکتور با سفارش اصلی را دشوار کنند و نیاز به بررسی مجدد اطلاعات را افزایش دهند.
اتصال نرم‌افزاری می‌تواند بخشی از ورود تکراری اطلاعات را کاهش دهد؛ بااین‌حال، صحت داده‌های دریافتی و سازوکار کنترل آن‌ها همچنان اهمیت دارد.
2. تأخیر در ثبت سفارش و فاکتور
اگر اطلاعات سفارش با فاصله از زمان ثبت آن در پنل وارد نرم‌افزار حسابداری شوند، گزارش‌های مبتنی بر این اطلاعات نیز ممکن است با تأخیر به‌روزرسانی شوند.
در کسب‌وکارهایی که به پیگیری مستمر سفارش‌ها نیاز دارند، مشخص‌بودن زمان انتقال اطلاعات و نحوهٔ رسیدگی به خطاهای اتصال اهمیت دارد.
3. ناهماهنگی موجودی
اگر اطلاعات موجودی در پنل مارکت‌پلیس و نرم‌افزار حسابداری با یکدیگر هماهنگ نباشند، احتمال بروز مغایرت وجود دارد. این وضعیت می‌تواند بر تصمیم‌گیری دربارهٔ موجودی قابل عرضه و مدیریت سفارش‌ها تأثیر بگذارد.
برای کاهش این ریسک، لازم است مشخص شود که کدام سامانه منبع مرجع موجودی است، تغییرات چگونه منتقل می‌شوند و در صورت بروز مغایرت چه فرایندی برای اصلاح اطلاعات در نظر گرفته شده است.
برای آشنایی بیشتر با این موضوع، مطالعهٔ مقالهٔ [اتصال حسابداری به چند فروشگاه و مارکت‌پلیس با مارکیتو هاب]([VERIFY: لینک مقاله]) پیشنهاد می‌شود.
4. فراموش‌شدن لغو سفارش یا برگشت از فروش
لغو سفارش یا مرجوعی ممکن است به اصلاح اطلاعات ثبت‌شده در حسابداری نیاز داشته باشد. اگر این تغییرات در سامانهٔ حسابداری منعکس نشوند، گزارش‌های مالی و اطلاعات سفارش ممکن است با یکدیگر مطابقت نداشته باشند.
بنابراین، علاوه بر دریافت اطلاعات سفارش، باید نحوهٔ مدیریت تغییر وضعیت سفارش و ثبت آثار مالی مربوط به آن نیز مشخص شود.
قابلیت دریافت لغو سفارش و ثبت خودکار برگشت از فروش در مارکیتو هاب
5. افزایش فعالیت‌های تکراری
وقتی هر سفارش باید جداگانه بررسی و ثبت شود، بخشی از زمان کاربر به انتقال اطلاعات، کنترل داده‌ها و اصلاح مغایرت‌ها اختصاص پیدا می‌کند.
یکپارچه‌سازی نرم‌افزاری می‌تواند در صورت پوشش مراحل موردنیاز، از تکرار این فعالیت‌ها بکاهد. میزان اثرگذاری آن به حجم عملیات، کیفیت داده‌ها و امکانات اتصال بستگی دارد.
6. پیچیدگی مدیریت چند کانال فروش
اگر کسب‌وکار علاوه بر دیجیکالا از سایت شخصی یا مارکت‌پلیس‌های دیگر نیز استفاده کند، هماهنگی اطلاعات سفارش و موجودی میان کانال‌ها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
در این شرایط، بررسی یک راهکار یکپارچه برای تبادل اطلاعات می‌تواند به ایجاد فرایندی منظم‌تر کمک کند. بااین‌حال، قابلیت همگام‌سازی هر کانال و آثار احتمالی مغایرت موجودی باید جداگانه بررسی شوند.
اتصال حسابداری به دیجیکالا از طریق مارکیتو هاب
مارکیتو هاب پلتفرم یکپارچه‌سازی سامانه‌هاست که میان پنل مارکت‌پلیس و نرم‌افزار حسابداری قرار می‌گیرد. در این ساختار، هر دو طرف از طریق API به واسط متصل می‌شوند و تبادل اطلاعات بر اساس امکانات فنی و دامنهٔ پیاده‌سازی انجام می‌شود.
نکتهٔ مهم این است که مارکیتو هاب جایگزین نرم‌افزار حسابداری نیست. نرم‌افزار فعلی کسب‌وکار می‌تواند در ساختار باقی بماند و اتصال، مسیر انتقال اطلاعات میان سامانه‌ها را فراهم کند؛ البته پیش‌نیازها و امکان اتصال نرم‌افزار مشخص باید بررسی شوند.
تفاوت مدیریت دستی حسابداری با اتصال از طریق مارکیتو هاب
| فرایند | روش دستی | با اتصال از طریق مارکیتو هاب |
| ثبت سفارش | ورود اطلاعات توسط کاربر |
امکان انتقال خودکار اطلاعات، در صورت پشتیبانی اتصال |
| ثبت فاکتور فروش | ثبت مطابق رویهٔ حسابداری کسب‌وکار |
امکان ثبت خودکار، در صورت تأیید قابلیت محصول |
| لغو سفارش و برگشت از فروش | پیگیری و اصلاح اسناد طبق فرایند داخلی |
نحوهٔ دریافت لغو و ثبت آثار مالی باید تأیید شود |
| مدیریت موجودی | بررسی و به‌روزرسانی در سامانه‌های مربوط |
امکان همگام‌سازی بر اساس دامنهٔ اتصال |
| کنترل خطا | بررسی و تطبیق اطلاعات توسط کاربر |
وابسته به امکانات کنترل و گزارش‌گیری اتصال |
| فعالیت‌های تکراری | نیازمند ورود و بررسی دستی |
امکان کاهش فعالیت‌های تکراری، متناسب با قابلیت‌های پیاده‌سازی‌شده |
این مقایسه نشان می‌دهد که ارزش یکپارچه‌سازی تنها به انتقال سفارش محدود نیست؛ بلکه باید دید اتصال تا چه اندازه نیازهای واقعی کسب‌وکار را در ثبت اطلاعات، مدیریت تغییرات و هماهنگی داده‌ها پوشش می‌دهد.
کدام نرم‌افزارهای حسابداری به دیجیکالا متصل می‌شوند؟
بر اساس فهرست اولیهٔ ارائه‌شده برای مارکیتو هاب، نرم‌افزارهای حسابداری زیر برای بررسی اتصال مطرح شده‌اند:
-
سپیدار
-
هلو
-
همکاران سیستم
-
دشت
-
کوثرحساب
-
حسابان وب
-
وب‌حساب
-
حساب‌فا
-
آسان
-
تدبیر
-
محک
-
ابرآیرون
همچنین، در فهرست اولیه به نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی حوزهٔ طلا، از جمله زرگر، ته‌حساب، کیمیا، شایگان و زرین اشاره شده است.
اگر نرم‌افزار حسابداری شما در این فهرست قرار ندارد، امکان اتصال آن باید بر اساس API در دسترس، ساختار داده‌ها و قابلیت‌های هر دو طرف بررسی شود. وجود API به‌تنهایی تضمین‌کنندهٔ سازگاری کامل نیست؛ امکان‌پذیری فنی و دامنهٔ پیاده‌سازی باید مشخص شود.
برای مطالعهٔ بیشتر، مقالهٔ اتصال نرم‌افزار حسابداری به چند فروشگاه و مارکت‌پلیس با مارکیتو هاب را ببینید.
مارکیتو هاب برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟
بررسی اتصال حسابداری به دیجیکالا می‌تواند برای کسب‌وکارهایی مفید باشد که:
-
در دیجیکالا و سایت شخصی یا چند مارکت‌پلیس فعالیت می‌کنند.
-
به ثبت منظم اطلاعات سفارش در نرم‌افزار حسابداری نیاز دارند.
-
با تکرار ورود اطلاعات و دشواری تطبیق سفارش‌ها مواجه‌اند.
-
به هماهنگی اطلاعات موجودی میان سامانه‌های متصل نیاز دارند.
-
می‌خواهند فرایند مدیریت سفارش و اطلاعات حسابداری را یکپارچه‌تر کنند.
-
به سوابق منظم‌تر برای بررسی و پیگیری اطلاعات مالی نیاز دارند.
تناسب نهایی راهکار به نرم‌افزار حسابداری مورد استفاده، امکانات API، حجم و ساختار سفارش‌ها و فرایندهای داخلی کسب‌وکار بستگی دارد.
برای اتصال حسابداری به دیجیکالا از کجا شروع کنیم؟
برای شروع، ابتدا باید نرم‌افزار حسابداری فعلی و نیازهای کسب‌وکار مشخص شوند. سپس امکانات اتصال پنل دیجیکالا و نرم‌افزار حسابداری بررسی می‌شوند تا روشن شود کدام اطلاعات و فرایندها قابل انتقال یا خودکارسازی هستند.
در این بررسی بهتر است موارد زیر مشخص شوند:
-
اطلاعات سفارش موردنیاز برای ثبت در حسابداری.
-
نحوهٔ ایجاد یا ثبت فاکتور فروش.
-
منبع مرجع موجودی و روش انتقال تغییرات آن.
-
نحوهٔ مدیریت لغو سفارش و برگشت از فروش.
-
شیوهٔ رسیدگی به خطاهای انتقال و مغایرت اطلاعات.
-
نرم‌افزارهای حسابداری و قابلیت‌های اتصال موردنیاز.
می‌خواهید ببینید این اتصال روی نرم‌افزار حسابداری شما چطور کار می‌کند؟
جمع‌بندی
حسابداری فروشگاه دیجیکالا به مدیریت دقیق اطلاعات سفارش، ثبت اسناد مالی و هماهنگی داده‌های مرتبط نیاز دارد. ورود دستی اطلاعات می‌تواند احتمال خطا، تأخیر و مغایرت را افزایش دهد؛ به‌ویژه زمانی که کسب‌وکار در چند کانال فروش فعالیت می‌کند.
مارکیتو هاب به‌عنوان واسط یکپارچه‌سازی، از طریق API میان پنل دیجیکالا و نرم‌افزار حسابداری ارتباط برقرار می‌کند. این ساختار می‌تواند زمینهٔ کاهش فعالیت‌های تکراری و هماهنگی بهتر اطلاعات را فراهم کند؛ اما ثبت خودکار فاکتور، مدیریت لغو سفارش، همگام‌سازی موجودی و سایر قابلیت‌ها باید بر اساس امکانات تأییدشدهٔ محصول ارزیابی شوند.
سؤالات متداول
حسابداری دیجیکالا چیست؟
حسابداری دیجیکالا به مدیریت اطلاعات مالی سفارش‌های فروش در این بازارگاه گفته می‌شود. این فرایند می‌تواند شامل ثبت سفارش، مدیریت اطلاعات فاکتور، بررسی مبالغ، هماهنگی موجودی و رسیدگی به تغییرات سفارش باشد.
آیا مارکیتو هاب خود نرم‌افزار حسابداری است؟
خیر. مارکیتو هاب پلتفرم یکپارچه‌سازی است که از طریق API میان پنل مارکت‌پلیس و نرم‌افزار حسابداری ارتباط برقرار می‌کند. نرم‌افزار حسابداری کسب‌وکار در این ساختار نقش خود را حفظ می‌کند و مارکیتو هاب واسط تبادل اطلاعات است.
آیا می‌توان سفارش‌های دیجیکالا را بدون ورود دستی در حسابداری ثبت کرد؟
هدف از اتصال نرم‌افزاری، کاهش ورود تکراری اطلاعات و خودکارسازی فرایندهای قابل پشتیبانی است. امکان ثبت خودکار سفارش به قابلیت‌های API، نرم‌افزار حسابداری و پیاده‌سازی اتصال بستگی دارد. جزئیات عملکرد مارکیتو هاب در این زمینه باید تأیید شود.
آیا صدور فاکتور توسط دیجیکالا، ثبت فاکتور در حسابداری را غیرضروری می‌کند؟
نمی‌توان بدون بررسی رویهٔ جاری دیجیکالا، الزامات مالی و نظر مشاور حسابداری به این پرسش پاسخ قطعی داد. صدور فاکتور در یک سامانه و ثبت اطلاعات موردنیاز در نرم‌افزار حسابداری ممکن است دو فرایند متفاوت باشند. این موضوع باید بر اساس شرایط واقعی فروشنده بررسی شود.
اگر سفارشی در دیجیکالا لغو شود، آیا اطلاعات حسابداری نیز اصلاح می‌شوند؟
این موضوع به قابلیت اتصال و نحوهٔ پیاده‌سازی مدیریت تغییر وضعیت سفارش بستگی دارد. دریافت لغو سفارش و ثبت خودکار آثار مالی یا برگشت از فروش در مارکیتو هاب باید از تیم محصول تأیید شود.
اگر نرم‌افزار حسابداری من در فهرست محصولات متصل نباشد، امکان اتصال وجود دارد؟
امکان اتصال باید بر اساس دسترسی به API، ساختار اطلاعات و سازگاری فنی هر دو طرف بررسی شود. قرارنداشتن یک نرم‌افزار در فهرست فعلی به‌تنهایی برای نتیجه‌گیری دربارهٔ امکان‌پذیری یا عدم امکان اتصال کافی نیست.
آیا برای اتصال حسابداری به دیجیکالا باید نرم‌افزار حسابداری را تغییر دهم؟
هدف از این ساختار، اتصال نرم‌افزار حسابداری موجود به پنل مارکت‌پلیس از طریق واسط مارکیتو هاب است. بااین‌حال، امکان استفاده از نرم‌افزار فعلی و پیش‌نیازهای فنی اتصال باید برای محصول موردنظر بررسی و تأیید شوند.
هزینهٔ اتصال حسابداری به دیجیکالا چقدر است؟
هزینه و شرایط اتصال به پلن‌های ارائه‌شده و دامنهٔ خدمات بستگی دارد. برای اطلاع از تعرفه‌ها و شرایط فعلی، باید صفحهٔ تعرفه‌های مارکیتو هاب بررسی شود. مبلغ یا شرایطی که تأیید نشده‌اند، نباید به‌عنوان اطلاعات قطعی منتشر شوند.
